Mikä on toimintajärjestelmä?

Toimintajärjestelmä on lyhyesti sanottuna organisaation tapa tehdä asioita, tapa toimia. Toimintajärjestelmä määrittelee systemaattisen tavan johtamiselle ja toiminnalle, tavoitteiden asettamiselle ja niiden seuraamiselle sekä toiminnan jatkuvalle parantamiselle. Samalla se toimii arjen ohjenuorana työntekijöille.

Usein toimintajärjestelmäksi kutsutaan useamman kuin yhden standardin vaatimukset täyttävää järjestelmää. ISO 9001 -standardin vaatimukset täyttävää järjestelmää kutsutaan usein laatujärjestelmäksi, ISO 14001 -järjestelmän vaatimukset täyttävää järjestelmää ympäristöjärjestelmäksi ja ISO 45001 -standardin vaatimukset täyttävää järjestelmää työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmäksi. Organisaatio, jonka järjestelmässä huomioidaan useamman kuin yhden järjestelmästandardin vaatimukset, kutsuu järjestelmäänsä usein toimintajärjestelmäksi. Mitään yleispätevää linjausta toimintajärjestelmän ja standardien välisestä suhteesta ei kuitenkaan ole. Toimintajärjestelmä voi täyttää esimerkiksi vain ISO 9001 -järjestelmän vaatimukset tai se voi täyttää usean eri standardin vaatimukset tai se voi olla myös kokonaan riippumaton standardien vaatimuksista.

Millainen sitten on hyvä toimintajärjestelmä? ISO -sarjan standardit ovat erinomainen työkalu tehokkaan ja vaikuttavan toimintajärjestelmän rakentamiselle. Organisaation toiminnasta ja strategiasta riippuu, mitä standardeja toimintajärjestelmän apuna kannattaa käyttää. ISO 9001 on yleisin ja soveltuu mihin tahansa organisaatioon tukemaan organisaation tavoitteiden toteutumista. ISO 14001 kannattaa ottaa mukaan, jos organisaatio haluaa parantaa ympäristöasioiden hallintaa ja ISO 45001, jos organisaatiolle ovat työhyvinvointi- ja työturvallisuusasiat tärkeitä, ja niitä halutaan johtaa järjestelmällisesti. ISO 27000 -standardi voi olla tarpeen silloin, jos toimit tietoturvakriittisellä alalla tai haluat parantaa tietoturvallisuuden johtamista yrityksessäsi.

Standardia valitessa on hyvä huomioida myös asiakkaiden vaatimukset ja toimialan käytännöt. Joskus jonkin standardin mukainen järjestelmä voi olla jopa markkinoille pääsyn edellytys. Tärkeintä kuitenkin on, että toimintajärjestelmästä ei tehdä standardien näköistä vaan organisaation toimintaan sopiva ja sitä parhaalla mahdollisella tavalla tukeva. 

Hyvä toimintajärjestelmä onkin mahdollisimman yksinkertainen ja osa normaalia toimintaa. Hyvässä toimintajärjestelmässä asiat on kuvattu selkeästi ja yksinkertaisesti. Vain sellaiset asiat on ohjeistettu, joiden ohjeistaminen tukee organisaation tavoitteiden saavuttamista ja asiakkaiden vaatimusten täyttämistä. Hyvässä toimintajärjestelmässä on mietitty myös, mihin tarvittavat ohjeet ja tiedot on tallennettu, ja miten tietoja työssään tarvitsevat henkilöt saavat ne helposti käyttöönsä. Laatukäsikirja tai toimintakäsikirja ei ole pakollinen, mutta varsinkin sähköiseen muotoon rakennettu käsikirja on yleensä varsin toimiva tapa pitää toimintajärjestelmään liittyvä dokumentaatio ajan tasalla.

Pro Laadunhallinta tarjoaa helpon tavan laatia yksinkertainen ja toimiva toimintajärjestelmä. Pro Laadunhallinnan avulla toimintajärjestelmän kuvaus ja tarvittava dokumentaatio on kerätty yhteen paikkaan, ja se toimii apuna käytännön työssä.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Miksi kannattaa rakentaa ISO 9001 -vaatimukset täyttävä toimintajärjestelmä?

• Varmistaa, että yritys pystyy jatkuvasti tuottamaan asiakkaiden tarpeet täyttäviä tuotteita tai palveluja
• Tukee toiminnan ja prosessien jatkuvassa kehittämisessä
• Kasvattaa asiakkaiden luottamusta yritykseen
• Parantaa henkilöstön osallistumista, motivaatiota ja tietoisuutta asiakastarpeista
• Selkeyttää vastuunjakoa
• Parantaa riskienhallintaa
• Toimii työkaluna toimittajasuhteiden kehittämisessä
• Parantaa muutostenhallintaa
• Vähentää virheitä ja poikkeamia
• Vähentää laatukustannuksia
• Parantaa asiakastyytyväisyyttä ja asiakkaiden sitoutumista yritykseen

Hyötyjä ISO 9001 -sertifikaatista:

• Tukee yrityskuvan rakentamisessa (sertifiointimerkintää voi käyttää mm. markkinointiviestinnässä)
• Sertifikaatti on tunnustettu kaikkialla maailmassa – auttaa kansainvälisessä kilpailussa
• Sertifikaatti on ulkopuolisen tahon myöntämä luotettava osoitus siitä, että yritys toimii asiakaslähtöisesti ja järjestelmällisesti laadun kehittämisessä